Datenarchivierung
- Über 35 Jahre Erfahrung
- Feste Ansprechpartner
- Standort Zürcherstrasse 176, St. Gallen
Revisionssichere & digitale Dokumentenablage
Deine neue Business-Lösung für digitale Datenarchivierung
Mach Schluss mit dem Papierchaos – wir bieten dir eine smarte und effiziente Lösung für die digitale Archivierung deiner Dokumente:
Komfortables, schnelles Archivieren per Archivdrucker, Scan oder einfach via Drag & Drop
Frei definierbare, grafische Stempel – inklusive kombinierbarer Suche nach gestempelten und ungestempelten Dokumenten
Benutzerdefiniertes, vorkonfiguriertes Archivsystem
Leistungsstarke Volltextsuche im gesamten Archiv
Intelligente Verschlagwortung und automatische Texterkennung
Individuelle Rechtevergabe für Benutzer und Gruppen
Farbige Textmarker und frei platzierbare Textfelder für deine Notizen
Interesse?
Dann melde dich bei uns – wir entwickeln gemeinsam mit dir die passende Datenarchivierungslösung für dein Unternehmen in St. Gallen und der Ostschweiz.
« Tolle, personalisierte Schulung, welche auf unser Unternehmen abgestimmt wurde. Vielen Dank! »
« Super Team mit viel Kompetenz, sehr schnelle Lösungen bei Anfragen und sehr guter Kommunikation. Dank der Top Archiv Software bleiben vertrauliche Dokumente auch digital sicher. »
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Aufbewahren ist nicht dasselbe wie sichern
Eine Sicherung schützt vor Verlust und wird laufend überschrieben. Ein Archiv bewahrt einen bestimmten Stand über Jahre auf, unveränderbar und auffindbar. Wer nur sichert, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Zehn Jahre sind der Massstab
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren. Entscheidend ist, dass die Unterlagen während dieser Zeit lesbar bleiben, auch wenn die Software, mit der sie erstellt wurden, längst ersetzt ist.
Unveränderbarkeit ist der Kern
Ein Archiv muss belegen können, dass ein Dokument seit der Ablage nicht verändert wurde. Ein Ordner auf einem Laufwerk kann das nicht, weil jeder mit Zugriff etwas ändern könnte, ohne Spur.
Wiederfinden statt nur aufbewahren
Ein Archiv, in dem niemand etwas findet, erfüllt seinen Zweck nicht. Deshalb gehören Suchbegriffe, Datum und Zuordnung zum Geschäftsfall von Anfang an dazu, nicht nachträglich.
Formate, die überdauern
Dateiformate veralten. Für die Langzeitablage haben sich offene, breit unterstützte Formate bewährt. Wir prüfen, welche Ihrer Unterlagen in ein solches Format überführt werden sollten.
- Trennung von Sicherung und Archiv
- Unveränderbare Ablage mit Nachweis
- Suche nach Datum, Geschäftsfall und Stichwort
- Formate, die auch in zehn Jahren lesbar sind
- Schweizer Datenhaltung im Rechenzentrum Ostschweiz
Das fragen unsere Kundinnen und Kunden
Nein. Eine Sicherung wird überschrieben und belegt keine Unveränderbarkeit. Ein Archiv bewahrt einen Stand nachweisbar über Jahre auf.
In der Schweiz gelten zehn Jahre für Geschäftsbücher, Belege und Korrespondenz. Die Unterlagen müssen während dieser Zeit lesbar bleiben.
Es muss nachweisbar sein, dass ein Dokument seit der Ablage nicht verändert wurde. Ein normaler Ordner auf einem Laufwerk erfüllt das nicht.
Über Datum, Geschäftsfall und Stichworte, die beim Ablegen mitgegeben werden. Nachträglich ist das deutlich aufwendiger.
Auf Wunsch im Rechenzentrum Ostschweiz in Gais, also in der Schweiz.
Was heisst das für Ihren Betrieb?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was Sie wirklich brauchen, unverbindlich und auf Augenhöhe.
oder direkt anrufen: 071 278 46 46
Diese Lösungen ergänzen sich
Cloud-IT
Arbeitsplätze und Server aus dem Rechenzentrum Ostschweiz.
IT-Betreuung & Support
Wartung, Monitoring und feste Ansprechpartner.
